Excel als foute database door Esjes

Waarom een Database (server) in plaats van Excel?

Heel veel bedrijven en ZZPers gebruiken een Excel spreadsheet als database;

Excel: in de eenvoudigste vorm een rekenblad met een x-as en een y-as. Maar Excel is al lang niet meer een eenvoudig rekenblad : door allerlei toegevoegde rekenfuncties, macro’s, en scripts hebben bedrijven de mogelijkheid gekregen om eenvoudige automatiseringsslagen te maken. Er is altijd wel iemand die handig is met Excel. En als die er even niet is dan is er wel een familielid of kennis  die veel van Excel weet (denkt hij/zij).

Wat je vaak ziet is dat de Excelsheet door de jaren heen steeds groter en complexer is geworden.  De grenzen van Excel worden opgezocht door middel van VBA scripts (visual basic for application), complexe formules en via macro’s.
Ook wordt er vaak geen verslag gelegd van de opbouw van deze “database”

Waarom gaat dit (vaak) fout?:

1.  COMPLEXITEIT MET ALS GEVOLG TRAAGHEID

De grote kracht van Excel is dat je berekeningen vrij eenvoudig over verschillende datasets kunt laten lopen, en dat berekende gegevens automatisch hun doorwerking kunnen hebben op andere getallen. Maar je kunt je voorstellen dat deze kracht bij grote hoeveelheden regels zijn beperkingen kent: de hoeveelheid rekenwerk loopt snel op evenals de rekentijd.

2. OVERWEGINGEN VANUIT CONTINUÏTEIT

Wat je vaak ziet is dat een Excelsheet in het begin relatief eenvoudig was, maar dat er gaandeweg de tijd functionaliteiten aan zijn toegevoegd. De sheet (database intussen) is met het bedrijf meegegroeid. Dat brengt altijd extra complexiteit met zich mee, en heel vaak heeft eigenlijk niemand meer het totaaloverzicht meer over de algehele werking van de tool. Onder het motto “Don’t touch it if it ain’t broken” worden de mogelijkheden voor verdere aanpassingen steeds beperkter, terwijl het bedrijf in toenemende mate afhankelijk is van de Excelsheet. De combinatie van verwaterde kennis en een groeiende afhankelijkheid zorgt ervoor dat aanpassingen steeds grotere risico’s met zich meebrengen. De continuïteit komt daarmee in gevaar.

3. TOTAAL GEEN OVERZICHT MEER

Een Excelsheet is natuurlijk een krachtige tool zeker voor het vastleggen en doorrekenen van onder meer financiële gegevens, maar het is (en blijft) een rekenblad en je basis: je hebt een x-as en een y-as tot je beschikking en daarmee moet je het doen. Het gevolg is dat er enorme sheets ontstaan waarin het lastig is om het overzicht te houden. Natuurlijk, je kunt meerdere tabs gebruiken, maar ook dergelijke spreiding van gegevens komt de gebruikersvriendelijkheid niet ten goede.

4. MEERDERE GEBRUIKERS IN EXCEL

Een veel voorkomend probleem is dat meerdere medewerkers in dezelfde Excelsheet (moeten) werken. Dat geeft regelmatig conflicten: de ene medewerker kan de Excelsheet niet gebruiken zolang de andere medewerker de sheet open heeft staan. Daardoor kom je ook vaak tegen dat medewerkers een kopie van de sheet maakten. Dat is niet handig in het geval dat de Excelsheet wordt gebruikt als centrale database of archief: iedereen moet immers werken met dezelfde gegevens. Het gevolg was dat de sheets in een later stadium moesten worden samengevoegd.

Een andere kwestie is het historisch perspectief: het loggen van wijzigingen is niet het sterkste punt van Excel. Zeker wanneer je met een team samenwerkt is het lastig om de verantwoordelijkheden te borgen en teamleden inzicht te geven in de mutaties die door te tijd heen worden gedaan.

De redenen om Excel te vervangen voor een database op een rij:

  • traagheid door complexe of grote bestanden
  • de groeiende afhankelijkheid van de Excelsheet
  • geen overzicht meer
  • met meerdere collega’s realtime werken in één bestand is onmogelijk

En bedenk dit: alle gegevens die worden toegevoegd aan een werkblad, worden handmatig bijgevoegd. Dat kost tijd. Evenals het visualiseren van de data. Een grafiek tonen vraagt ook om een aantal handelingen. Geen input en output gaat automatisch. Daarnaast is het handmatig invoeren van data ook foutgevoelig.

Deze problemen kunnen worden ondervangen door de Excelsheet te vervangen door een database.

Zo, des te meer reden een database te bouwen.

Maar is dat dan nier erg kostbaar zal menigeen vragen?

Nee, we gaan deze server bouwen op basis van een Ununtu Server met MySQL, daarom gaan we gebruik maken van een LAMP Server. Instructies voor de LAMP Server zijn hier terug te vinden.

error: Content is protected !!